Ile kosztuje system ERP?

1. Ile kosztuje system ERP? Kiedy warto go wdrożyć?

2. Jakie elementy musimy wziąć pod uwagę podczas szacowania budżetu potrzebnego na wdrożenie oprogramowania ERP?

3. Wyznaczmy strategiczne cele naszych projektów!

4. Zakresy funkcjonalne ERP

5. Ile kosztuje ERP? Jakie są możliwe modele płatności za oprogramowanie?

Ile kosztuje system ERP? Kiedy warto go wdrożyć?

Zdajemy sobie sprawę, że jeśli mówimy o jakichkolwiek ulepszeniach naszych codziennych zadań w firmie, prędzej czy później padnie pytanie: ile musimy za to zapłacić? Czy warto inwestować i wdrażać nowy system i czy się nam on zamortyzuje? Ile kosztuje system ERP?

Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, zatem oszacujmy koszty zakupu i wdrożenia ERP. Jeśli chcemy zrobić to rzetelnie i uczciwie, musimy wziąć pod uwagę kilka zmiennych. Cenę warunkuje przede wszystkim rozmiar i poszczególne elementy przedsiębiorstwa, wymagające udoskonalenia. Jeśli kupujemy podstawowe oprogramowanie dla małych firm, automatyzujące obszary takie jak: księgowość (w tym wystawianie faktur), sprzedaż internetowa, to oszacowanie ceny systemu ERP jest łatwe. Czasem również w ten pakiet obszarów wchodzi jeszcze zarządzenie magazynem. Takiego programu ERP nie musimy wdrażać w zaawansowany sposób. To przemyślany i gotowy już produkt, zatem koszt wynieść nas powinien około kilkuset złotych rocznie.

Jeśli jednak nasza firma wymaga wdrożenia rozbudowanego ERP, to koszt – wiadomo –  będzie znacznie wyższy. Będąc przedsiębiorcą, otrzymamy zapewne wyceny wdrożenia ERP od różnych firm informatycznych. Nie dajmy się nabrać na namowy co do tanich usług, ponieważ z biegiem czasu mogą one okazać się paradoksalnie najdroższe. Jeśli potrzebujemy usprawnienia dużej ilości obszarów, bo mamy duże przedsiębiorstwo, to nie podejmujmy decyzji o zakupie w krótkim czasie. Taka inwestycja wymaga już od nas sporego zaangażowania i analiz, które trwać mogą nawet do kilku miesięcy. Koszty takich usług – wraz z zaawansowanym wdrożeniem – mogą wynosić  kilkadziesiąt tysięcy złotych. W korporacjach międzynarodowych natomiast- kilka milionów euro.

Jakie elementy musimy wziąć pod uwagę podczas szacowania budżetu potrzebnego na wdrożenie oprogramowania ERP?

Jak widać, koszty wdrożenia systemu ERP są zróżnicowane i warunkują je różne czynniki. Omówmy je. Na cenę wdrożenia oprogramowania wpływa:

• to, jaki wybierzemy model hostowania i licencjonowania (hosting to usługa, polegająca na umożliwieniu nam miejsca na indywidualnych serwerach);
• ilość użytkowników, która będzie korzystać z oprogramowania;
• to, czy zamierzamy rozbudowywać infrastrukturę information technology;
• czy wybierzemy dużą ilość różnych funkcjonalności i narzędzi, czy spoczniemy jedynie na tych podstawowych;
• ilość opłat, jakie cyklicznie będziemy musieli wnieść na testowanie i aktualizacje oprogramowania;
• konieczne szkolenia pracowników;
• to, czy będziemy wdrażać dodatkowe modyfikacje i potrzebne integracje;
• ilość wsparcia, jakie udzieli nam firma wdrożeniowa;
• koszty, jakie poniesiemy w związku z przeniesieniem naszych danych do nowego oprogramowania.

Wyznaczmy strategiczne cele naszych projektów!

Naszym największym celem wdrożenia oprogramowania ERP jest obniżenie kosztów działalności. Z tym nadrzędnym celem wiążemy również podniesienie płynności biznesowych i finansowych oraz automatyzację wielu procesów. Jeśli prowadzimy działalność logistyczną i produkcyjną, to bezsprzecznie chcielibyśmy wnieść do tego obszaru optymalizację i progres w efektywności produkcji. Postawienie na implementację systemu ERP pozwoli nam na lepszą komunikację i obsługę klienta. Tutaj przytoczmy dwa istotne wskaźniki biznesowe, o które powinniśmy oprzeć swoje pomysły w materii wdrażania ERP. Mowa o wskaźniku ROI oraz KPI. Wyjaśnijmy je zatem. Ten pierwszy jest skrótem od angielskiej frazy return on Investment, który tłumaczymy jako ,,zwrot z inwestycji”. Drugi ze wskaźników jaki podaliśmy to z kolei skrót od angielskiego key performance indicators. Jest to kluczowy i najogólniejszy wskaźnik efektywności, poprzez który oceniamy skuteczność wdrażanych projektów do firmy.

Zakresy funkcjonalne ERP

Pamiętajmy, że systemy ERP dzielą się na różne klasy:

• globalne (o szerokim zakresie funkcjonalności);
• lokalne (cechuje je wąski zakres funkcjonalności);
• branżowe – dedykujemy je firmom, które zajmują się konkretną profesją;
• uniwersalne – przeznaczamy je różnym typom przedsiębiorstw.

Najczęściej chcemy usprawnić i udoskonalić takie obszary naszej firmy jak: księgowość, zakupy internetowe, serwis, działania marketingowe, human resource. To takie ogólne założenia. Wiadomo, że inne obszary również wymagają automatyzacji, w zależności od tego, jaką reprezentujemy profesję.

Ile kosztuje ERP? Jakie są możliwe modele płatności za oprogramowanie?

W kwestii płatności za usługi wdrożenia i utrzymania systemu ERP mamy do dyspozycji różne modele licencyjne. Zaznaczmy od razu, że nie ma tutaj jednego słusznego wyboru i wszystko traktujmy indywidualnie. Omówmy je.:

• on-premises – tę opcję wybieramy, jeśli dysponujemy sporym budżetem inwestycyjnym, a więc chcemy obsłużyć dużą firmę. Zdajmy sobie sprawę z faktu, że największe koszty wdrożenia poniesiemy zawsze na samym początku. O ich wysokości decyduje rozwój infrastruktury IT oraz konieczność opłacenia licencji ERP. Ten model sprawdza się jednak przy dużej liczbie pracowników. Wadą omawianej opcji jest niestety zmniejszona elastyczność skalowalności. By zrozumieć ten problem, wyjaśnijmy ,,skalowalność”, bo brzmieć może trochę enigmatycznie i zagadkowo. A więc ,,skalowalność” , od angielskiego scability, tłumaczymy jako możliwości zwiększenia działania w danym obszarze lub przedsięwzięciu. Tak więc opcja ,,on-promises” jest niestety mało skuteczna jeśli chodzi o małe i średnie firmy;
• system ERP w modelu chmurowym SaaS – ten model wybieramy najczęściej w przypadku niewielkich przedsiębiorstw. Jeśli nie mamy do dyspozycji dużych budżetów na  inwestycje, to jest to rozwiązanie właśnie dla nas! Nie musimy bowiem ponosić dużych kosztów na samym początku wdrożenia ERP . Jesteśmy zwolnieni z z inwestowania we własną infrastrukturę i nie musimy zatrudniać ekspertów IT w celu jej utrzymania. Koszty jakie ponosimy są zazwyczaj proporcjonalne do tego, z jakich zasobów i licencji rzeczywiście korzystamy.